- 在管理项目时,沟通是一个过程,是人们分享信息、表达思想和情感的过程,包括信息的生成、传递、接收、理解和检查。
- 项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通,无论这些成员或干系人是来自组织内部还是组织外部。
- 沟通的基本构成,包括如下:
- 接收者和发送者;
- 信息;
- 渠道;
- 沟通的方式,在进行沟通过程中,要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类:参与讨论方式、征询方式、推销方式(说明)、叙述方式。
- 沟通渠道的选择:
- 沟通渠道选择的要素。沟通渠道的选择基本上从两个维度进行考虑:
- 即时性维度:高度互动、中等互动、低等互动;
- 表达方式维度:文字、语言、混合
- 必须有适当的条件;
- 沟通渠道及其特点:
- 沟通渠道选择的要素。沟通渠道的选择基本上从两个维度进行考虑:
- 沟通过程的有效性:沟通过程的参与者进行沟通活动最终要实现的目的就是沟通的结果,所有的沟通活动最终要关注的就是有效的沟通结果。在这里,我们强调的是沟通结果的有效性,包括两个重要方面:
- 效果;
- 效率。
- 沟通基本技能:沟通过程中沟通的参与者必须具备一定的沟通技能,只有参与者重视沟通,而且在愿意开展沟通的前提下,熟练掌握和使用沟通技能,才能顺利达到沟通的目的。参与者需要的具体沟通技能包括以下内容:
- 主动倾听;
- 有效利用多种手段,尽最大可能帮助自己理解信息内容;
- 有效利用多种手段,加强团队的沟通技能;
- 不回避问题,尽量了解事实真相。
- 设定沟通目标,并采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标。
- 具有多层次的沟通协商能力,能够保证最大程度的满足多方利益;
- 强大的人格魅力和信用,能够帮助其他人树立信息;
- 强大的表达能力,能够帮助其他人提振士气,增加团队的执行能力。
- 在项目进行的整个过程中,沟通无处不在,贯穿于始终。一个项目要想成功,离不开项目经理的沟通能力,项目经理利用好沟通,就可以做到事半功倍。如果利用不好,可能就会适得其反。
- 项目经理要拿出全部项目80%~90%的时间进行沟通工作。
- 制定沟通管理计划的输入:
- 项目管理计划;
- 干系人登记册;
- 事业环境因素;
- 组织过程资产;
- 制定沟通管理计划的工具:
- 分析沟通需求;
- 信息传递方法的选择。
- 制定沟通管理计划的输出:
- 项目沟通管理计划;
- 其他文档的更新。
- 管理沟通,沟通管理计划制订后,在项目的执行阶段中,没有特殊情况下,应严格按照计划执行,包括生成、收集、发布、存储、检索、处置项目信息等过程。进行沟通过程管理的最终目标,就是保障干系人之间有效沟通。
- 有效的沟通包括:效果、效率 两方面的内容。
- 管理沟通的输入:
- 项目沟通管理计划;
- 工作绩效报告;
- 事业环境因素;
- 组织过程资产;
- 管理沟通的工具:
- 沟通渠道的选择;
- 信息传递方式的选择;
- 信息管理系统;
- 绩效报告;
- 管理沟通的输出:
- 项目沟通;
- 更新的项目管理计划;
- 更新的其他项目计划;
- 更新的组织过程资产;
- 控制沟通,在项目执行的过程中,需要对沟通过程进行适当的监督和控制,确保沟通过程的目的能够实现。
- 沟通过程控制的输入:
- 项目管理计划;
- 项目沟通;
- 问题日志;
- 工作绩效数据;
- 组织过程资产;
- 控制沟通的技术和方法:
- 信息管理系统;
- 专家判断;
- 会议;
- 控制沟通的输出:
- 工作绩效信息;
- 变更请求;
- 更新的项目管理计划;
- 更新的其他项目文件;
- 组织过程资产。
- 项目干系人管理,并不是领导项目的干系人,而是对项目干系人的需要、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、与干系人一起解决问题的多个过程。通常,由项目经理负责项目干系人管理。
- 项目干系人管理的具体内容如下:
- 识别干系人;
- 编制项目干系人管理计划;
- 管理干系人参与;
- 项目干系人参与的监控;
- 在项目的开发过程中,遇到的典型干系人如下:
- 客户;
- 用户;
- 高层领导;
- 项目团队;
- 社会人员;
- 其他。
- 识别干系人的输入:
- 项目章程;
- 采购文件;
- 事业环境因素;
- 组织过程资产。
- 识别干系人所使用的工具和技术:
- 组织相关会议;
- 专家判断;
- 干系人分析;
- 识别干系人的输出:
- 干系人登记册;
- 编制项目干系人管理计划,编制干系人管理计划过程,是基于对干系人需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。本过程为项目经理提供了与干系人互动的清晰计划,以促进项目成功。
- 编制干系人管理计划的输入:
- 项目管理计划;
- 干系人登记册;
- 事业环境因素;
- 组织过程资产;
- 编制干系人管理计划的工具与技术:
- 组织相关会议;
- 专家判断;
- 分析技术;
- 编制干系人管理计划的输出:
- 干系人管理计划;
- 项目文件更新;
- 管理干系人参与过程是一个执行过程。管理干系人参与,就是依据干系人管理计划,在整个项目生命周期中,与干系人进行日常的沟通和协作,以满足其需要与期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。
- 管理干系人参与过程的主要作用:帮助项目经理提升来自干系人的支持、并把反对者的抵制降到最低,从而显著提高项目成功的机会。
- 控制干系人参与,是一个监控过程,这个过程实时观察计划与实际之间的偏差,全面监督项目干系人之间的关系。发现问题时,及时调整策略和计划,以调动干系人参与的过程。
项目沟通管理和项目干系人管理
【摘要】在管理项目时,沟通是一个过程,是人们分享信息、表达思想和情感的过程,包括信息的生成、传递、接收、理解和检查。项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通,无论这些成员或干系人是来自组织内部还是组织外部。沟通的基本构成,包括如下: 接收者和发送者;信息;渠道;沟通的方式,在进行沟通过程中,要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类:参与讨论...
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