精选文章项目沟通管理和项目干系人管理

项目沟通管理和项目干系人管理

作者：happyChen2016 时间: 2021-02-05 09:43:19

happyChen2016 2021-02-05 09:43:19

【摘要】在管理项目时，沟通是一个过程，是人们分享信息、表达思想和情感的过程，包括信息的生成、传递、接收、理解和检查。项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通，无论这些成员或干系人是来自组织内部还是组织外部。沟通的基本构成，包括如下： 接收者和发送者；信息；渠道；沟通的方式，在进行沟通过程中，要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类：参与讨论...

在管理项目时，沟通是一个过程，是人们分享信息、表达思想和情感的过程，包括信息的生成、传递、接收、理解和检查。
项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通，无论这些成员或干系人是来自组织内部还是组织外部。
沟通的基本构成，包括如下：
1. 接收者和发送者；
2. 信息；
3. 渠道；
沟通的方式，在进行沟通过程中，要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类：参与讨论方式、征询方式、推销方式（说明）、叙述方式。
沟通渠道的选择：
1. 沟通渠道选择的要素。沟通渠道的选择基本上从两个维度进行考虑：
  1. 即时性维度：高度互动、中等互动、低等互动；
  2. 表达方式维度：文字、语言、混合
  3. 必须有适当的条件；
2. 沟通渠道及其特点：
沟通过程的有效性：沟通过程的参与者进行沟通活动最终要实现的目的就是沟通的结果，所有的沟通活动最终要关注的就是有效的沟通结果。在这里，我们强调的是沟通结果的有效性，包括两个重要方面：
1. 效果；
2. 效率。
沟通基本技能：沟通过程中沟通的参与者必须具备一定的沟通技能，只有参与者重视沟通，而且在愿意开展沟通的前提下，熟练掌握和使用沟通技能，才能顺利达到沟通的目的。参与者需要的具体沟通技能包括以下内容：
1. 主动倾听；
2. 有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容；
3. 有效利用多种手段，加强团队的沟通技能；
4. 不回避问题，尽量了解事实真相。
5. 设定沟通目标，并采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标。
6. 具有多层次的沟通协商能力，能够保证最大程度的满足多方利益；
7. 强大的人格魅力和信用，能够帮助其他人树立信息；
8. 强大的表达能力，能够帮助其他人提振士气，增加团队的执行能力。
在项目进行的整个过程中，沟通无处不在，贯穿于始终。一个项目要想成功，离不开项目经理的沟通能力，项目经理利用好沟通，就可以做到事半功倍。如果利用不好，可能就会适得其反。
项目经理要拿出全部项目80%~90%的时间进行沟通工作。
制定沟通管理计划的输入：
1. 项目管理计划；
2. 干系人登记册；
3. 事业环境因素；
4. 组织过程资产；
制定沟通管理计划的工具：
1. 分析沟通需求；
2. 信息传递方法的选择。
制定沟通管理计划的输出：
1. 项目沟通管理计划；
2. 其他文档的更新。
管理沟通，沟通管理计划制订后，在项目的执行阶段中，没有特殊情况下，应严格按照计划执行，包括生成、收集、发布、存储、检索、处置项目信息等过程。进行沟通过程管理的最终目标，就是保障干系人之间有效沟通。
有效的沟通包括：效果、效率两方面的内容。
管理沟通的输入：
1. 项目沟通管理计划；
2. 工作绩效报告；
3. 事业环境因素；
4. 组织过程资产；
管理沟通的工具：
1. 沟通渠道的选择；
2. 信息传递方式的选择；
3. 信息管理系统；
4. 绩效报告；
管理沟通的输出：
1. 项目沟通；
2. 更新的项目管理计划；
3. 更新的其他项目计划；
4. 更新的组织过程资产；
控制沟通，在项目执行的过程中，需要对沟通过程进行适当的监督和控制，确保沟通过程的目的能够实现。
沟通过程控制的输入：
1. 项目管理计划；
2. 项目沟通；
3. 问题日志；
4. 工作绩效数据；
5. 组织过程资产；
控制沟通的技术和方法：
1. 信息管理系统；
2. 专家判断；
3. 会议；
控制沟通的输出：
1. 工作绩效信息；
2. 变更请求；
3. 更新的项目管理计划；
4. 更新的其他项目文件；
5. 组织过程资产。
项目干系人管理，并不是领导项目的干系人，而是对项目干系人的需要、希望和期望的识别，并通过沟通上的管理来满足其需要、与干系人一起解决问题的多个过程。通常，由项目经理负责项目干系人管理。
项目干系人管理的具体内容如下：
1. 识别干系人；
2. 编制项目干系人管理计划；
3. 管理干系人参与；
4. 项目干系人参与的监控；
在项目的开发过程中，遇到的典型干系人如下：
1. 客户；
2. 用户；
3. 高层领导；
4. 项目团队；
5. 社会人员；
6. 其他。
识别干系人的输入：
1. 项目章程；
2. 采购文件；
3. 事业环境因素；
4. 组织过程资产。
识别干系人所使用的工具和技术：
1. 组织相关会议；
2. 专家判断；
3. 干系人分析；
识别干系人的输出：
1. 干系人登记册；
编制项目干系人管理计划，编制干系人管理计划过程，是基于对干系人需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合适的管理策略，以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。本过程为项目经理提供了与干系人互动的清晰计划，以促进项目成功。
编制干系人管理计划的输入：
1. 项目管理计划；
2. 干系人登记册；
3. 事业环境因素；
4. 组织过程资产；
编制干系人管理计划的工具与技术：
1. 组织相关会议；
2. 专家判断；
3. 分析技术；
编制干系人管理计划的输出：
1. 干系人管理计划；
2. 项目文件更新；
管理干系人参与过程是一个执行过程。管理干系人参与，就是依据干系人管理计划，在整个项目生命周期中，与干系人进行日常的沟通和协作，以满足其需要与期望，解决实际出现的问题，并促进干系人合理参与项目活动的过程。
管理干系人参与过程的主要作用：帮助项目经理提升来自干系人的支持、并把反对者的抵制降到最低，从而显著提高项目成功的机会。
控制干系人参与，是一个监控过程，这个过程实时观察计划与实际之间的偏差，全面监督项目干系人之间的关系。发现问题时，及时调整策略和计划，以调动干系人参与的过程。