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提起文档，大家都不陌生吧？
从开始使用电脑开始，这个工具就成了我们常用的办公软件之一，靠着它，我们写作业，写故事，写论文，写游记，写方案，写报告……
但是，你真的懂它吗？以为它只是打打字，记记事，用用Ctrl C 和 Ctrl V就可以搞定一切，你就大错特错了。
我真实地见过：那些过了20岁，却连文档都用不好的人，失去了在职场前行的机会。
01
对不起
我们不要连文档都做不好的实习生
中午吃饭期间，偶然听见两位同事在讨论他们部门新来的两位实习生：L和M。
“入职那天，我给他们分别发了两份会议资料，要求整理出两份针对项目的文件。
第二天下午下班前，我就收到了L的文档。
她邮件给我发了电子版，又把打印好的纸质版放在了我桌上。
我简单看了一下，虽然条理性一般，但是排版清晰舒服，字体、行距和页边距的设置，都很符合阅读的习惯；就连目录、页眉页脚和批注，也都做得很漂亮。
M的文档，一直到周五下午才发给我，而且只有一份电子版。
打开文档后，我看到的是：文档默认的五号宋体字，手打的目录，混乱的序号；从资料中复制粘贴的部分，也没有统一字体和排版。
还没有仔细看内容，我就已经想关掉了。
论内容的质量，两个人并没有太大的差别。
但是这两份文档，不仅体现了他们对基本办公软件的掌握程度，还从侧面反映出，他们在工作中不同的效率和态度。两周后，M被淘汰了。
也许你会觉得有些小题大做，可事实上，职场就是这样残酷又现实。
不提前掌握一些提高工作效率的干货，你面对的可能就是领导的质疑、同事的议论，甚至突如其来被“离开”的消息。
02
太多人对文档有误解
功能单一，用处不大
文档作为WPS办公系列中高频使用的工具， 它可比我们想象中的强大很多：
文档秒变演示，分好段的文档，插入演示中，自动排版，不用浪费时间复制粘贴；
用文档做邀请函，使用邮件合并功能，几分钟就能生成数百份；
用文档做杂志级排版，只需要点4下鼠标，目录页就自动生成......
▲ 用文档自动生成目录，严谨又美观
不会这些功能，操作文档对你来说就是体力活。而熟练使用各种功能，就能让你的工作省心省力。
不仅如此，用好文档，还能帮你捋清思路，培养你的逻辑思维能力。
样式功能：让文档层次鲜明，不会因为改动细节，而整个乱套；
自动排序功能：文档自动归类，呈模块化呈现，条理清晰；
导航窗格功能：自动呈现文档目录，再复杂的文章，也能让你对它的结构一目了然……
当你养成高度利用各项功能的习惯，会发现，自己不仅工作效率提升了，还成为了一个思维严谨、逻辑清楚的人。
更重要的是，文档作为高频展示工作成果的工具，它就是你的职场名片。
作品即人品。用文档做出的合同、标书、工作总结等质量的优劣，都是你个人专业性、职业性的体现。
只有熟练掌握它的各项功能，才能保证好的视觉呈现效果，做到让领导赏识，让客户满意。
02
掌握一些简单小技巧
助你准时早下班
如果你还在抱怨工作太多，做不完还总加班，那么先送你几个文档技巧：
文档中图片无法完全显示
有的时候的我们会遇到文档中图片无法完全显示，自己在那拖来拖去弄了半天还是不行，这个时候不妨试试把行距改为1倍行距吧。
快速选中多个对象
如果需要将某些文本设置成相同的格式，我们不需要一个个的设置，只要选中多个文本然后一起设置就可以了。
[单击开始——选择——选择格式相似的文本]
快速清除所有格式
那么当我们不用这些格式的时候怎么办呢？很简单，只要选中文本，单击开始——清除格式就可以了。
快速合并单元格
合并单元格这种没有快捷键，一个个操作费时费力，这时候利用F4就合适不过啦。它既可以替代格式刷，也可以当做复制粘贴，操作起来简单又便利。
其实，文档绝不像大家想得那么简单，但很多人只有遇到问题时才急得不知道怎么办。
如何才能快速掌握文档，还有表格、演示或是更多办公软件呢？
KOS认证是由金山办公推出的国内首个“学、练、考、评”一体化办公技能认证。
可以根据职业需求或对办公软件的熟练程度选择报考科目，学习科目内的课程后，通过考试即可获取权威性证书。
如果你是职场小白或仍被办公软件基础工作困扰，想要系统了解办公软件做好基本执行工作，推荐你学习WPS表格初级应用或WPS文字初级应用相应课程。
如果你对办公软件有一定的基础，需要经常处理大量数据、文档的情况，那么WPS表格高级应用、WPS文字高级应用、WPS演示高级应用可以帮助你提升办公效率，减少加班机会。
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