华为云计算 云知识 为什么说文档做的好的人,容易在职场中脱颖而出?
为什么说文档做的好的人,容易在职场中脱颖而出?

提起文档,大家都不陌生吧?

 

从开始使用电脑开始,这个工具就成了我们常用的办公软件之一,靠着它,我们写作业,写故事,写论文,写游记,写方案,写报告……

 

但是,你真的懂它吗?以为它只是打打字,记记事,用用Ctrl C 和 Ctrl V就可以搞定一切,你就大错特错了。

 

我真实地见过:那些过了20岁,却连文档都用不好的人,失去了在职场前行的机会。

 

 

01

对不起

我们不要连文档都做不好的实习生

 

中午吃饭期间,偶然听见两位同事在讨论他们部门新来的两位实习生:L和M。

 

“入职那天,我给他们分别发了两份会议资料,要求整理出两份针对项目的文件。

 

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第二天下午下班前,我就收到了L的文档。

 

她邮件给我发了电子版,又把打印好的纸质版放在了我桌上。

 

我简单看了一下,虽然条理性一般,但是排版清晰舒服,字体、行距和页边距的设置,都很符合阅读的习惯;就连目录、页眉页脚和批注,也都做得很漂亮。

 

M的文档,一直到周五下午才发给我,而且只有一份电子版。

 

打开文档后,我看到的是:文档默认的五号宋体字,手打的目录,混乱的序号;从资料中复制粘贴的部分,也没有统一字体和排版。

 

还没有仔细看内容,我就已经想关掉了。

 

论内容的质量,两个人并没有太大的差别。

 

但是这两份文档,不仅体现了他们对基本办公软件的掌握程度,还从侧面反映出,他们在工作中不同的效率和态度。两周后,M被淘汰了。


也许你会觉得有些小题大做,可事实上,职场就是这样残酷又现实。


不提前掌握一些提高工作效率的干货,你面对的可能就是领导的质疑、同事的议论,甚至突如其来被“离开”的消息。

 

 

02

太多人对文档有误解

功能单一,用处不大

 

文档作为WPS办公系列中高频使用的工具, 它可比我们想象中的强大很多:

 

文档秒变演示,分好段的文档,插入演示中,自动排版,不用浪费时间复制粘贴;


用文档做邀请函,使用邮件合并功能,几分钟就能生成数百份;

 

用文档做杂志级排版,只需要点4下鼠标,目录页就自动生成......

 

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▲ 用文档自动生成目录,严谨又美观

 

不会这些功能,操作文档对你来说就是体力活。而熟练使用各种功能,就能让你的工作省心省力。

 

不仅如此,用好文档,还能帮你捋清思路,培养你的逻辑思维能力。 

 

样式功能:让文档层次鲜明,不会因为改动细节,而整个乱套;


自动排序功能:文档自动归类,呈模块化呈现,条理清晰;

 

导航窗格功能:自动呈现文档目录,再复杂的文章,也能让你对它的结构一目了然……

 

当你养成高度利用各项功能的习惯,会发现,自己不仅工作效率提升了,还成为了一个思维严谨、逻辑清楚的人。

 

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更重要的是,文档作为高频展示工作成果的工具,它就是你的职场名片

 

作品即人品。用文档做出的合同、标书、工作总结等质量的优劣,都是你个人专业性、职业性的体现。


只有熟练掌握它的各项功能,才能保证好的视觉呈现效果,做到让领导赏识,让客户满意。

 

 

02

掌握一些简单小技巧

助你准时早下班

 

如果你还在抱怨工作太多,做不完还总加班,那么先送你几个文档技巧:

 

文档中图片无法完全显示

 

有的时候的我们会遇到文档中图片无法完全显示,自己在那拖来拖去弄了半天还是不行,这个时候不妨试试把行距改为1倍行距吧。

 

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快速选中多个对象

 

如果需要将某些文本设置成相同的格式,我们不需要一个个的设置,只要选中多个文本然后一起设置就可以了。


[单击开始——选择——选择格式相似的文本]

 

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快速清除所有格式

 

那么当我们不用这些格式的时候怎么办呢?很简单,只要选中文本,单击开始——清除格式就可以了。

 

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快速合并单元格

 

合并单元格这种没有快捷键,一个个操作费时费力,这时候利用F4就合适不过啦。它既可以替代格式刷,也可以当做复制粘贴,操作起来简单又便利。

 

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其实,文档绝不像大家想得那么简单,但很多人只有遇到问题时才急得不知道怎么办。

 

如何才能快速掌握文档,还有表格、演示或是更多办公软件呢?

 

KOS认证是由金山办公推出的国内首个“学、练、考、评” 一体化 办公技能认证。

 

可以根据职业需求或对办公软件的熟练程度选择报考科目,学习科目内的课程后,通过考试即可获取权威性证书。

 

如果你是职场小白或仍被办公软件基础工作困扰,想要系统了解办公软件做好基本执行工作,推荐你学习WPS表格初级应用WPS文字初级应用相应课程。

 

如果你对办公软件有一定的基础,需要经常处理大量数据、文档的情况,那么WPS表格高级应用WPS文字高级应用WPS演示高级应用可以帮助你提升办公效率,减少加班机会。

 

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