华为云计算 云知识 新冠卷土重来,这份协同抗疫实战指南请查收!
新冠卷土重来,这份协同抗疫实战指南请查收!

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疫情“倒春寒”,目前已经波及全国 27 个省份。面对再次卷土重来的疫情,各单位和组织需要做出更快速的响应和更高效的处理。

 

石墨文档作为一款支持多人实时在线协作的办公平台,在过往的抗疫支援中积累了丰富的经验,能够有效支撑各地区的抗疫工作更快更高效更安全地开展。

 

齐心协力抗疫两年,我们已经熬过寒冬,也终将迎来暖春。

 

 

 

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多人协作,救援资讯实时汇总

 

一个地区的疫情防控往往涉及到多个政府部门、民间组织和志愿者团队之间的协作,比如,救援资讯、封闭管控、志愿者征集等信息的发布和更新。每一次行动都是在和时间赛跑,为了保障最新情况能被及时扩散,就需要用到可多人协作编辑的文档去做信息传播的载体

 

在武汉 2020 封城和郑州 2021 洪灾中,多人多地志愿者分成不同小组,足不出户,通过石墨文档实现官方信息、物资数据的协作整理。开启公开分享后,文档信息实时更新并以毫秒级的速度扩散至需要帮助的人群中

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▲多人协作编辑,一键便捷传播

 

 

 

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专属模版,抗疫需求快速响应

 

疫情防控期间,除了资讯发布,信息采集也是非常重要的工作环节。因为疫情的多变性和突发性,需要做采集的情况也是多样多变的。

 

为了减轻超负荷运转的工作人员的工作量,石墨结合实际需要上架了疫情防控专属模版,工作人员可一键生成信息搜集表单,高效发布采集流调信息、健康码信息等,表单登记数据可自动转换成表格,立即汇总并做可视化呈现,相关人员实时查看表单数据并尽快核实、联络前线队伍,在抗疫正在紧张进行、争分夺秒的关键时刻提高效率。

 

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▲疫情防控系列表单模板

 

 

 

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任务分配,办事进度实时跟踪

 

抗疫事项繁多,分配任务和跟进完成进度也十分耗时。这种情况我们可以通过石墨表格进行在线任务管理,@分配任务到相关人员,再开通指定区域的编辑权限,TA们可自行填写任务进度和成果。这样免去了额外分配任务和统计进度的工作量,总负责人也能随时在表格中查看任务进度,合理调配资源。

 

在西安封城时,各组织将抗疫任务分配到人,确保事事有跟进,件件进度都知晓,通过石墨表格一键分发任务,各地将相关的进展也及时同步在表格中,确保进度有跟踪,便于抗疫工作进行快速地协调。

 

武汉 2020 抗疫时,面临国内口罩即将售罄的情况,志愿者通过表格整理了海外上千家医疗厂商的信息,并将数据实时共享给国内相关组织进行采购安排。

 

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▲实时更新可共享的医疗物资信息表

 

 

 

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团队空间,团队信息高效同频

 

众人拾柴火焰高,在疫情防控工作中也是如此。负责某项任务的大多不是个人,而是一个个的小团队。团队成员不一定都在同一处办公,在防控政策多变的情况下,想要团队协作高效无间,就必须要保障团队信息的高效实时同步

 

众多抗疫组织都通过石墨文档搭建了云端抗疫小组,为组内成员添加相关权限,将组织分工架构图、职责明细、排班表等多个制度相关信息,进行小组内信息同步,沉淀抗疫材料,确保多地域的人员能随时查看,高效同频。

 

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▲某志愿者小组的团队空间

 

 

 

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安全管控,保障抗疫安全进行

 

抗疫与每个人息息相关,防控过程中信息传播的安全性也需要引起重视。各组织通过石墨进行协作的同时,可借助石墨文档的四重安全体系,七级权限设置,以及精密到单元格的权限管控,保障抗疫云端工作安全的开展。比如,管理者可指定人员获得开启文档公开链接的权限,以避免不该被公开的文档泄露;也可按指定日期搜索文件的操作日志,追溯相关参与人员的操作记录是否合规。

 

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▲精密的权限设置

 

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▲在操作日志中多维度查询操作记录

 

西安对石墨抗疫工作的特别感谢

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