华为云计算 云知识 OA在工程咨询行业:经营、生产数字化管理方案

OA在工程咨询行业:经营、生产数字化管理方案

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选自泛微移动办公系统博文

工程咨询行业属于技术、智力密集型服务,涉及面广、业务弹性大,需要协调和处理方方面面的关系,考虑各种复杂多变因素,例如安全、规范、效率、成本、利润等问题。

特别是企业的经营项目和生产项目,数据量、信息量大,项目进度把控难,业务职责管理乱,适应不了全过程造价管理、审计业务。

泛微OA结合工程咨询行业企业的实际情况,以灵活、拓展性强的数字化办公平台为基础,将经营和生产的业务关系进行重新定义,明晰职责区分,把握项目进度;关联财务,形成财务报表;关联人员,形成人员产值并反推企业产值等。

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(经营生产管理架构)

全过程数字化生产与经营一体化管理

1

经营前期准备工作

信息台账化管理

①工程登记

通过登记工程信息,形成工程信息卡片和列表,工程规模、产能、投资信息在一张表单中清晰展现。

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(工程登记)

②商机登记

通过登记商机信息,由业务领导确认是否需要继续跟进,确定跟进的负责人。通过流程提醒功能,到了跟进时间系统自动提醒跟进人员进行跟进。

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(商机列表)

2

投标管理

线上进行,高效规范

①投标意向

为了规范招投标程序,投标项目需要通过投标意向申请流程进行投标信息登记和审批,经商机审批同意后形成投标项目,可进行后续投标保证金、投标等事项办理。

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(投标意向)

②投标跟踪

完成投标意向,需要跟进投标情况。相关人员可以根据投标跟踪流程,快速反馈招投标信息以及中标的概率等,方便跟进投标项目进度。

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(投标跟踪)

③投标费用测算表

为了对投标费用进行精细化管理,相关人员需要提交“投标费用测算表”测算费用,从而进行费用的申请和审批,相关数据自动存档,方便查询。

3

经营合同管理

全过程数字化

①合同申请

为了方便合同统一管理,泛微协助工程咨询企业搭建了全程数字化的合同管理,通过规范化合同号管理,便于合同查询、归档整理。

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(合同台账)

经营合同和生产合同立项时,均可抄送项目总监,审批通过后即可进行立项。

②合同变更

发生合同变更时,关联原合同,对应的已回款、开票等信息关联新的合同,同时原合同状态变为作废状态,在合同台账界面自动重新统计,系统自动变更,避免了人工修改的纰漏。

③合同中止

发生合同中止时,通过发起申请,计算合同最终产值分配及计算金额,合同状态自动变为中止。

④合同请款

经营人员选择请款后,自动带出当前合同累计请款等信息,审批结束后改变请款状态,最终形成请款记录台账。

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(合同请款申请)

请款关联合同,带出上期累计,流程归档更新请款累计。对应的请款通知中的状态变为已请款,同时形成请款记录台账。

⑤合同开票

开票关联请款记录,归档后形成开票记录,同时累计开票金额。

⑥收入认领

财务到账后,会批量导入回款台账或者新建回款登记,形成待认领台账,由经营人员进行认领。

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(到款认领)

4

项目管理

信息、进度易把握

①生产项目立项

通过流程进行生产立项,关联经营工程信息和合同信息。

项目信息和项目组成、项目计划、开工单、交底、任务、资料、邮件、联系记录、成果进行关联。

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(生产项目立项)

②项目计划

对项目进行规划,包含对应单项工程对应的服务内容、计划时间等。

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(项目计划)

③项目开工

项目开工是生产人员开始真正实施的第一个工作,当开工后,项目计划状态变为启动;同一个计划可以进行多次开工,多次技术交底。

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(项目开工)

④项目交底

对工作内容进行范围、业务分析,形成技术交底文件。

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(项目交底)

5

生产资料管理

规范电子化存档

通过流程快速收集项目资料,包括联系记录、来往邮件、项目成果等。

通过流程转数据,形成数字化生产资料库。

OA系统通过严格的身份认证和权限设置,提供了电子档案采集、保存、查阅、销毁的全生命周期管理服务,推动案件电子档案规范、高效管理。

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(生产资料签收)

总结

数字化办公平台助力工程咨询企业,将业务管理和生产管理衔接在一起,在一个平台即可进行项目、合同、财务、人事等数据共享,业务、生产进度信息共享,大大提高了工程咨询行业的数字化管理水平。

内控审计便捷:内控审批从系统导出各类报表,即可快速核查站点相关审批是否合规。

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